Księgowanie zaliczki na poczet przyszłych dostaw i usług

Otrzymaną zaliczkę ujmuje się na koncie „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”, ponieważ w chwili jej otrzymania nie powoduje powstania przychodu bilansowego. Dopiero w momencie wydania towaru należy przeksięgować zaliczkę na konto „Przychody ze sprzedaży”.

Ewidencja zaliczek otrzymanych na poczet przyszłych dostaw i usług:*

1. (WB lub KP) – wpływ zaliczki od odbiorcy za dostawę wyrobów
Wn 130 „Bieżący rachunek bankowy” lub 100 „Kasa”
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami”
2. (Fa) – faktura VAT zaliczkowa
a) kwota otrzymanej zaliczki (wartość brutto) – Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami”
b) VAT należny – Ma 221 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”
c) wartość netto – Ma 844 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
3. (Fa) – faktura VAT potwierdzająca zrealizowanie dostawy
a) wartość netto – Ma 701 „Przychody ze sprzedaży wyrobów” lub 731 „Przychody ze sprzedaży towarów”
b) VAT należny – Ma 221 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”
c) wartość brutto – Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami”
4. (Pk) – przeksięgowanie otrzymanej zaliczki (wartość netto)
Wn 844 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
Ma 701 „Przychody ze sprzedaży wyrobów” lub 731 „Przychody ze sprzedaży towarów”

* numery kont są przykładowe, każda firma ma własną numerację

Przykład:
1. (WB) – otrzymano wyciąg bankowy potwierdzający wpływ zaliczki od odbiorcy za dostawę wyrobów (VAT 23%) – 36 900,00
Wn 130 „Bieżący rachunek bankowy”
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami”
2. (Fa) Wystawienie faktury zaliczkowej
a) wartość brutto – 36 900,00 – Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami”
b) VAT należny (23%) – 6 900,00 – Ma 221 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”
c) wartość netto – 30 000,00 – Ma 844 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
3. (Fa) Sprzedano odbiorcy wyroby, wystawiono fakturę
a) wartość netto – 67 500,00 – Ma 701 „Przychody ze sprzedaży wyrobów”
b) VAT należny (23%) – 15 525,00 – Ma 221 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”
c) wartość brutto do zapłaty – 83 025,00 – Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami”
4. Odbiorca wpłacił zaliczkę na poczet tej dostawy – rozliczenie zaliczki (wartość netto) – 30 000,00
Wn 844 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”
Ma 701 „Przychody ze sprzedaży wyrobów”
5. (WB) – otrzymano wyciąg bankowy potwierdzający wpływ pozostałej należności od odbiorcy – 83 025,00
Wn 130 „Bieżący rachunek bankowy”
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami”

Może zdarzyć się też sytuacja, że odbiorca zrezygnuje z dostawy, na poczet której wpłacił zaliczkę, to w chwili otrzymania rezygnacji należy wystawić fakturę korygującą.

Reasumując wystawienie faktury zaliczkowej powoduje zobowiązania podatkowe VAT dostawcy i ma wpływ na sumę bilansową, natomiast nie ma wpływu na wynik finansowy do czasu zaistnienia tzw momentu rzeczowego czyli wydania produktu, towaru z magazynu (dokumenty Wz) kiedy ich wartość księguje się na konta „Wartość towaru w cenie zakupu” lub „Koszt własny sprzedanych produktów” czyli wlicza w koszty, natomiast wartość netto zaliczki otrzymane na przyszłe dostawy przeksięgowuje się z „Rozliczeń międzyokresowych przychodów”, czyli konta bilansowego na konta wynikowe „Przychody ze sprzedaży produktów, towarów czy materiałów”, natomiast faktury sprzedażowe niezaliczkowe od razu księguje się na konta wynikowe „Przychody ze sprzedaży”.