Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to spis aktywów i pasywów firmy. Celem jest ustalenie rzeczywistego stanu inwentarza oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Wyróżniamy inwentaryzację pełną i częściową. Pełna przeprowadzana jest równocześnie w całej firmie, a częściowa obejmuje jeden dział, stoisko, asortyment.

Wyróżniamy trzy metody inwentaryzacji:

  1. Spis z natury – polega na mierzeniu, liczeniu i ważeniu takich składników jak środki pieniężne w kasie, papiery wartościowe, zapasy, aktywa obce.
  2. Uzgadnianie sald – polega na wysyłaniu wpisów do kontrahentów informujących o wysokości należności lub zobowiązania. Drobne kwoty można odpisać na pozostałe koszty lub przychody operacyjne. W ten sposób inwentaryzuje się rozrachunki z odbiorcami i dostawcami oraz środki na rachunku bankowym.
  3. Porównanie danych z ksiąg handlowych z dokumentacją – w ten sposób inwentaryzuje się grunty i środki trwałe trudno dostępne oglądowi, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami, rozliczenie międzyokresowe, WNiP.

Terminy inwentaryzacji – co roku na 31.12 inwentaryzuje się: środki pieniężne, papiery wartościowe, materiały i towary zaliczone w koszty po zakupie. W ostatnich trzech miesiącach do 15 stycznia następnego roku inwentaryzuje się pozostałe składniki majątku. Raz na 2 lata inwentaryzuje się zapasy znajdujące się na terenie strzeżonym. Raz na 4 lata można spisywać środki trwałe na terenie strzeżonym. Kierownik jednostki wydaje
zarządzenie, w którym powołuje komisję inwentaryzacyjną. W jej skład nie mogą wejść: pracownicy działu księgowości, pracownicy materialni odpowiedzialni lub ich rodziny i osoby bez kwalifikacji. Komisja wyznacza z pośród siebie zespoły spisowe (min. 2 osoby) i przydziela pola spisowe.
Zespoły spisowe spisują składniki na „arkuszach spisu z natury”. Wypełnione podpisane arkusze są zdawane do księgowości. Efektem porównania stanu księgowego z rzeczywistym są różnice inwentaryzacyjne czyli niedobory lub nadwyżki.

Błędy w czasie inwentaryzacji:

  • brak zarządzania i instrukcji,
  • korzystanie ze spisów składników,
  • błędny podział na pola spisowe,
  • wydawanie i przyjmowanie składników w czasie inwentaryzacji,
  • nieuczestniczenie osób materialnie odpowiedzialnych,
  • błędy w wypełnianiu arkuszy,
  • pożyczanie składników na czas inwentaryzacji,
  • pomijanie wielu składników.

Różnice inwentaryzacyjne

Schemat ewidencji niedoborów:

Schemat ewidencji niedoborów

Operacje:
1. Stwierdzenie niedoboru
2. Niedobór w granicach norm
3. Niedobór niezawiniony przekraczający normy
4. Niedobór spowodowany zdarzeniem losowym
5. Niedobór zawiniony uznany przez pracownika
6. Niedobór zawiniony nieuznany przez pracownika

Schemat ewidencji nadwyżek:

Schemat ewidencji nadwyżek

Operacje:
1. Stwierdzenie nadwyżki
2. Rozliczenie nadwyżki

Kompensata niedoborów z nadwyżką jest możliwa pod następującymi warunkami:

  • ta sama inwentaryzacja,
  • ta sama osoba materialnie odpowiedzialna,
  • pokrewny asortyment (nie mogą to być środki trwałe),
  • niedobór musi być niezawiniony.

Schemat ewidencji kompensaty:

Schemat ewidencji kompensaty

Operacja:
1. Kompensata niedoboru z nadwyżką

Przykład:
1. Stwierdzono różnice inwentaryzacyjne
a) nadwyżkę gotówki w kasie – 50 zł
b) niedobór materiałów A – 600 zł
c) niedobór materiałów B – 800 zł
d) niedobór środków trwałych o wartości początkowej 6000 zł i umorzeniu 4000 zł
e) nadwyżkę materiałów C – 420 zł
2. Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych
a) nadwyżka gotówki – 50 zł
b) kompensata nadwyżki materiałów C z niedoborem materiałów B – 50 × 7 zł = 350 zł
c) roszczenie wobec magazyniera za resztę niedoboru materiałów B – 450 zł
d) niedobór materiałów A mieści się w granicach norm – 600 zł
e) niedobór środków trwałych uznano za losowy – 2000 zł
3. Kp – magazynier spłacił niedobór – 450 zł
Zaksięgować operacje.

Rozwiązanie:

rf (223)

Powrót